Prozessautomatisierung für KMUs – Effizienz, die jeden Tag wirkt

Ablauf des Programms

1. Analyse & Potenzial-Check

Wir starten mit einer strukturierten Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und Engpässe.
Dabei schauen wir uns an:

• Wie Aufgaben heute abgewickelt werden

• Wo unnötige Medienbrüche, Doppelarbeit oder Wartezeiten entstehen

• Welche Tätigkeiten sich ideal für Automatisierung eignen

Das Ergebnis: Eine klare Übersicht über Ihre größten Effizienzhebel – die Basis für alle weiteren Schritte.

2. Identifikation von Automatisierungspotenzialen

Auf Basis der Analyse identifizieren wir konkrete Prozesse, die sich sinnvoll automatisieren lassen – zum Beispiel:

• Standardabläufe im Vertrieb
  Anfragen erfassen und qualifizieren, Angebote vorbereiten, Follow-ups automatisch auslösen, Erinnerungen für Sales-Teams, Übergabe an CRM.

• Chatbots im Kundenkontakt
  KI-gestützte Chatbots auf Website, WhatsApp, Instagram & Co. zur Beantwortung typischer Fragen, Lead-Qualifizierung, Terminvereinbarung, Angebotserstellung auf Knopfdruck.

• Voicebots & Telefon-Automation
  Intelligente Voicebots für die telefonische Erstannahme, Vorqualifizierung von Anrufen, Weiterleitung an die richtige Stelle, Terminbuchung, einfache Auskunftsfälle (z. B. Öffnungszeiten, Statusabfragen).

• Routinetätigkeiten im Kundenservice
  Ticket-Erfassung, automatische Zuordnung und Priorisierung, Antwortvorschläge für Mitarbeiter, Status-Updates an Kunden, FAQ-Automatisierung.

• Interne Abläufe im Backoffice
  Dokumentation, Freigabeprozesse (z. B. Angebote, Rechnungen, Urlaube), standardisierte E-Mails, Protokoll- und Berichtserstellung, strukturierte Informationsweitergabe.

• Finanz- und Administrationsprozesse
  Rechnungserstellung, Zahlungserinnerungen, Mahnläufe, Belegerfassung, einfache Auswertungen (z. B. Umsatzübersichten für bestimmte Kunden oder Projekte).

• Projekt- & Aufgabenmanagement
  Automatisches Anlegen von Aufgaben aus E-Mails oder Formularen, Status-Updates, Erinnerungen an Deadlines, Zusammenfassungen für Projektleiter.

• Reporting & Management-Übersichten
  Automatisierte Erstellung von Dashboards und Reports (z. B. Vertriebspipeline, offene Tickets, Kampagnenperformance), regelmäßige Zusammenfassungen per E-Mail oder Chat.

Am Ende erhalten Sie eine priorisierte Liste mit klaren Use Cases, geschätztem Nutzen (Zeitersparnis, Qualitätsgewinn, Umsatzpotenzial) und dem notwendigen Aufwand für die Umsetzung.

3. Konzeption & Umsetzung effizienter Workflows

Im nächsten Schritt entwerfen wir schlanke, praxistaugliche Workflows, die Ihre Teams wirklich entlasten. Dazu gehören u. a.:

• Auswahl der passenden Tools und Integrationen

• Gestaltung der automatisierten Abläufe (Wer macht was – Mensch vs. System?)

• Umsetzung & technische Integration in Ihre bestehenden Systeme

Wo sinnvoll, setzen wir digitale Assistenten und KI-Komponenten ein (z. B. Custom GPTs oder Gemini-Gems), um Informationen aufzubereiten oder Antworten vorzuschlagen – immer mit Blick auf Datenschutz und Compliance.

4. Integration, Monitoring & Optimierung

Nach der Implementierung begleiten wir Sie beim Start im Alltag:

• Schulung Ihrer Mitarbeitenden

• Feintuning der Workflows auf Basis der ersten Erfahrungen

• Einrichtung von Monitoring & Kennzahlen für Ihre automatisierten Prozesse

Durch regelmäßige Reviews und Optimierungen stellen wir sicher, dass Ihre Automatisierungen dauerhaft effizient bleiben und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Mehr Effizienz
  Automatisierte Workflows und klar definierte Abläufe sparen Zeit, reduzieren Rückfragen und senken dauerhaft Ihre Prozesskosten.

• Entlastete Mitarbeitende
  Standardaufgaben werden vom System übernommen. Ihre Teams können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten, Kundenkontakt und Entscheidungen konzentrieren.

• Bessere Kundenerlebnisse
  Schnellere Reaktionszeiten, konsistente Abläufe und weniger Fehler sorgen für spürbar mehr Zufriedenheit bei Ihren Kunden.
  

• Transparente Prozesse & messbare Ergebnisse
  Durch strukturierte Workflows und klare Kennzahlen sehen Sie jederzeit, wo es hakt, was gut läuft und wo weiteres Potenzial liegt.

• Praxisnähe statt Theorie

  Wir liefern keine abstrakten Konzepte, sondern konkrete, sofort nutzbare Lösungen, die sich in Ihrem Tagesgeschäft bewähren.

Für wen ist das Programm geeignet?

Unsere Leistungen sind ideal für Unternehmen, die ihre Abläufe professionalisieren und mit weniger Aufwand mehr erreichen wollen – unabhängig vom Ausgangspunkt:

• KMU's mit vielen manuellen Prozessen
  Wir helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so Zeit, Nerven und Ressourcen zu sparen.

• Unternehmen mit ersten KI- oder Tool-Erfahrungen
  Wir bringen Struktur in Ihre bestehende Tool-Landschaft, verbinden Systeme und schaffen klare, durchgängige Workflows.

• KMU mit gewachsenen Strukturen
  Wir analysieren bestehende Prozesse, eliminieren Medienbrüche und entwickeln Automatisierungen, die sich sauber in Ihre bestehenden Systeme integrieren.

• Startups & junge Unternehmen
  Wir bauen von Anfang an skalierbare, effiziente Prozesse, damit Wachstum planbar bleibt und das Tagesgeschäft nicht aus dem Ruder läuft.

Jetzt starten

Beginnen Sie mit einer kostenlosen Potenzialanalyse:

Wir prüfen Ihre Prozesse, typische Abläufe in Vertrieb, Kundenservice und internen Bereichen sowie Ihr Wachstumspotenzial – individuell, praxisnah und unverbindlich.

Warum Prozessautomatisierung ?

Viele Unternehmen kämpfen mit manuellen Routineaufgaben, Medienbrüchen und einer wachsenden Tool-Landschaft. Teams sind ausgelastet, wichtige Aufgaben bleiben liegen und Entscheidungen dauern länger als nötig.

Genau hier setzt Prozessautomatisierung an:

• Wiederkehrende Tätigkeiten laufen zuverlässig im Hintergrund

• Mitarbeitende werden entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren

• Abläufe werden transparenter, schneller und leichter messbar

• Ihr Unternehmen gewinnt an Skalierbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit

So wird aus täglicher „Feuerwehrarbeit“ ein strukturierter, effizienter Ablauf.

Häufige Fragen

Was versteht Mainhattan AI Solutions unter Prozessautomatisierung?

Unter Prozessautomatisierung verstehen wir das systematische Verschlanken und Automatisieren von wiederkehrenden Aufgaben – z. B. in Vertrieb, Kundenservice oder internen Abläufen. Ziel ist es, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Mitarbeitende zu entlasten, ohne Ihre Organisation zu überfordern.

Wie starte ich mit Prozessautomatisierung?

Der Einstieg erfolgt über eine kostenlose Effizienz- & Potenzialanalyse.
Dabei verschaffen wir uns gemeinsam einen Überblick über Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren die ersten Automatisierungs-Use-Cases, die den größten Nutzen bei überschaubarem Aufwand bieten.

Welche Rolle spielt KI dabei?

KI kommt überall dort zum Einsatz, wo Texte, Informationen oder Entscheidungen vorbereitet werden können – etwa durch digitale Assistenten, Custom GPTs oder intelligente Routing-Logiken. Wichtig ist: Nicht alles braucht KI – oft reicht eine clevere Automatisierung mit bestehenden Tools.

Wer kann von Prozessautomatisierung profitieren?

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen sowie Startups, die viele wiederkehrende Aufgaben haben, mit kleinen Teams viel leisten müssen oder in Bereichen wie Vertrieb und Kundenservice effizienter werden möchten.

Wie lange dauert ein typisches Automatisierungsprojekt?

Das hängt vom Umfang ab.
Kleine, klar begrenzte Workflows lassen sich häufig in wenigen Wochen umsetzen. Größere Vorhaben mit mehreren Prozessen begleiten wir über mehrere Monate – immer in überschaubaren, gut planbaren Schritten.

Welche Ergebnisse kann ich erwarten?

Unsere Kunden profitieren von:

• messbarer Zeit- und Kostenersparnis,

• entlasteten Teams,

• klaren, nachvollziehbaren Abläufen und

• einer besseren Basis für Wachstum und Skalierung.

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Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und helfen Ihnen gerne weiter.